Conditions Générales

INFOS SÉJOUR

05 56 37 20 08

Conditions générales d'inscription - séjour

Inscription

L’inscription à un séjour est réputée effective, sous réserve de places disponibles, à réception par l’association du dossier d’inscription daté et signé et du règlement de la totalité du séjour. L’association se réserve le droit de refuser la participation à un séjour si l’intégralité du montant n’a pas été payée avant la date du départ ou si le dossier d’inscription daté et signé n’a pas été fourni. L’inscription à un séjour entraîne l’acceptation des présentes conditions générales d’inscription. 

La date de naissance sera seule déterminante pour l’inscription à une tranche d’âge. Une dérogation peut être possible avec l’accord du directeur.         
Les enfants doivent avoir obligatoirement 6 ans à la date du départ, et pour les adolescents moins de 18 ans à la date du retour.

Prix

Le prix d’un séjour comprend les frais de dossier, l’hébergement, la restauration, le blanchissage du linge (si + 10 jours), le matériel pédagogique, les activités sportives, les animations, l’encadrement et une assurance Responsabilité Civile. Il peut comprendre en sus le transport. Attention, les frais d’adhésion à l’association (10€) ne sont pas compris dans le prix du séjour mais reste obligatoire pour toute inscription à une de nos activité.

Modalités de paiement

L’association accepte le paiement des séjours par les moyens suivants : carte bancaire (sur notre site Internet), chèque, chèque-vacances et prise en charge par un organisme tiers (sous réserve de la fourniture d’une attestation de paiement). Sur simple demande de votre part, une attestation de participation vous sera envoyée au terme du séjour pour vous permettre de bénéficier de certains dispositifs d’aide au financement.

Documents obligatoires

La famille du participant est tenue de fournir, avant le jour du départ, la fiche sanitaire de liaison remplie consciencieusement, la photocopie des vaccinations situées sur le carnet de santé (ou attestation de vaccination du médecin) et, dans le cas où l’enfant en bénéficie, une attestation de droits à la PUMa. En cas d’absence de l’un de ces documents le jour du départ, l’association se réserve le droit de refuser la participation à un séjour.  

Annulation du fait de l'association

L’association peut être contrainte d’annuler un séjour, dans les cas où : 

  • Le nombre minimum de participants au séjour n’est pas atteint, auquel cas l’association avertit la famille du participant au plus tard 15 jours avant la date du séjour.
  • Les conditions de sécurité ou un événement imprévisible l’exigent. L’association s’engage, dans la mesure du possible, à proposer un séjour équivalent à un coût comparable, que la famille du participant est libre d’accepter ou de refuser. Dans ce dernier cas, l’intégralité des sommes déjà versées sera restituée à la famille du participant, sans qu’aucune autre indemnité ne puisse être exigée.
Annulation du fait de l'inscrivant

Toute annulation devra être envoyée par courrier ou par mail. Les demandes de remboursement devront être accompagnées de toutes pièces justificatives permettant à l’association de juger de leur bien-fondé́. 

POUR TOUTE ANNULATION : 

  •  à + de 60 jours : votre dossier vous sera retourné.
  • de 60 jours à 30 jours avant le départ : remboursement de 50% de votre participation (100% avec justificatif).
  • à moins de 30 jours du départ : aucun remboursement ne sera effectué́, sauf maladie, accident ou décès (ascendants et descendants), sur présentation des pièces justificatives.  

La non-acceptation d’un moyen de transport, le changement d’hébergement à qualité́ équivalente, la modification du programme des activités, le passage d’un examen, un travail saisonnier, une reprise anticipée des cours, le refus d’un parent (pour les parents séparés) ne seront pas considérés comme des motifs d’annulation réels et sérieux. 

Modification du fait de l'association

Lorsque, après le départ, un des éléments essentiels du contrat ne peut être honoré, l’association s’engage à proposer au participant des prestations en remplacement de celles qui ne sont pas fournies. Ne sont pas considérées comme modifications du fait de l’association les prestations non utilisées en raison de mouvements sociaux, de conditions météorologiques ou du refus de participation, bien que la prestation ait été proposée au participant.

Modification du fait de l'inscrivant

Une fois l’inscription effectuée, les modifications apportées aux caractéristiques du séjour ne font pas l’objet de frais complémentaires :      

1° – Modification des dates du séjour ; 

2° – Modification de la destination du séjour (dans le cas d’un séjour à tarif équivalent); 

3° – Suppression ou modification d’une prestation transport

Prise en charge des mineurs

La reprise des enfants directement en cours de séjour n’est pas autorisée, sauf dans des cas à caractère grave. Une décharge écrite, signée par le responsable légal de l’enfant sera exigée. Tout départ anticipé ne pourra faire l’objet d’un remboursement même partiel. 

Les visites des parents et/ou de la famille pendant le séjour, ne sont pas conseillées, et peuvent être refusées par la direction si elle estime que cela est incompatible au bon déroulement du séjour et dans l’intérêt de tous. 

Respect du matériel et des locaux

En cas de dégradation du matériel mis à disposition des enfants, l’association se réserve le droit de demander le remboursement aux familles, à charge pour elles de recourir à leur assurance Responsabilité́ Civile. Aussi, prudence et vigilance sont demandées à chacun.

Effets personnels

Les objets de valeur sont déconseillés : le vol, la perte ou la détérioration des effets personnels (vêtements, matériel électronique, etc) ne donneront lieu à aucun remboursement de la part de l’association SOA. 

Assurance

L’association SOA possède une assurance auprès de la MAÏF. Elle bénéficie d’une Responsabilité Civile pour l’ensemble de ses adhérents. Pour autant, il vous sera demandé de fournir pour chacun des participants une assurance RC extra-scolaire pour la participation à l’une de nos activités.

Retour anticipé d'un participant

Dans le cas du non-respect manifeste et prolongé des règles de vie du séjour ou d’une faute grave du participant, l’équipe de direction peut prononcer un retour anticipé avant le terme initial du séjour, après concertation avec sa famille ou son tuteur. Les frais de retour resteront à la charge de la famille du participant, qui ne pourra pas prétendre au remboursement de la fraction non consommée du séjour.

Droit à l'image

L’inscrivant autorise la reproduction et la diffusion par l’association des photographies et vidéos prises lors des séjours sur lesquelles pourraient figurer le participant. Elle est valable pour les illustrations sur les brochures publicitaires (catalogues par exemple), ainsi que dans les articles de presse et les publications d’images (sur notre site internet et nos réseaux sociaux par exemple). En cas de refus d’autorisation, merci de nous le communiquer par écrit avant le début du séjour.

Informatique

Les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique dans le cadre des activités de l’association. Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux informations nominatives qui vous concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez-vous adresser à l’association Sud-Ouest Animation.